Structuration des processus de RUN, optimisation des moyens, expertise technique SAP: le témoignage du Groupe TF1

 

 

TF1 est un groupe de communication intégré dont la vocation est d’informer et de divertir. Editeur notamment de la chaîne leader de la télévision gratuite en France avec un chiffre d’affaires de plus de 2 milliards d’euros et près de 3500 collaborateurs.

 

Il a fait appel à KPF pour prendre en charge le maintien en conditions opérationnelles de son système SAP. Pourquoi TF1 a-t-il choisi le Groupe KPF ? Comment KPF accompagne-t-il le Groupe TF1 sur l’exploitation de son système SAP ? Le Groupe KPF a su gagner la confiance de son Client grâce à sa capacité à gérer des projets, en plus du pilotage opérationnel de SAP, avec une équipe de tierce maintenance impliquée et proactive. Michel Lambert, Responsable de l’Architecture et de l’Administration SAP du Groupe TF1, témoigne

 

Le Groupe TF1 et SAP

 

Le Groupe TF1 est composé d’une vingtaine de filiales qui avaient leurs propres systèmes Finance/Achat sans vision globale consolidée. Une réflexion autour de la mise en place d’un ERP a été menée en 2008-2009 dans le but de remplacer un logiciel « maison » par une solution du marché, c’est à cette période que le choix s’est porté sur SAP. SAP gère désormais les domaines Ressources Humaines et Finances afin notamment de mutualiser les processus d’achats pour tout le Groupe TF1.

 

Les déploiements ont débuté en Janvier 2010, d’abord sur la partie RH et ensuite à partir de Juillet 2010 pour la partie Finance. Cette mise en place a commencé pour quelques sociétés, puis progressivement par vagues, sur l’ensemble des sociétés jusqu’en 2013. En parallèle de cela, pour la filiale TF1 Publicité, le déploiement du module IS-Média, qui assure l’automatisation de l'édition et de la facturation des publicités, a commencé en janvier 2013. Ces projets ont été menés par plusieurs intégrateurs en plateau Projet.

 

« Cet investissement initial permet d’avoir un pilotage opérationnel beaucoup plus fiable à moyen-long terme »

 

 « Une fois les déploiements terminés, nous avons voulu mettre en place une Tierce Maintenance Applicative (TMA)  pour la partie fonctionnelle et sur la partie BC, une Tierce Maintenance d’Exploitation (TME). » nous explique Michel Lambert. Ce choix de passer du plateau Projet vers les Tierces Maintenances s’explique par l’intérêt d’optimiser les moyens et de se mettre dans un mode de Maintien en Condition Opérationnelle industrialisé. 

Un processus d’appels d’offres est lancé. Le cahier des charges de la partie exploitation (SAP Basis) comprenait par exemple, la capacité du prestataire à faire du pilotage opérationnel distant au travers d’une relation de proximité mais également de réaliser des projets importants (implémentation du portail et montées de versions). Une des contraintes reposait sur la simultanéité de mise en œuvre de la tierce maintenance ainsi que des projets.
Par ailleurs Il exigeait également de pouvoir prendre en charges les sujets transverses (technico-fonctionnels) comme la gestion des autorisations, la maitrise de Solman (CHARM),  ou la maitrise des adhérences telles que l’ordonnanceur, « ce sont des critères sur lesquels le Groupe KPF a su faire la différence » témoigne M Lambert, « KPF a gagné car nous étions rassurés de savoir que vous pouviez gérer ce type de sujets et vous nous l’avez montré. C’est un véritable différenciateur. »

A l’issue de l’appel d’offre, la mise en place de la TME a débuté par une phase d’initialisation. Cette dernière a été plus importante qu’estimée en termes d’effort, pour les deux parties, notamment car le Groupe KPF était dans les premiers à intervenir à distance sur le SI back-office du Groupe TF1. « A posteriori, cet investissement initial permet d’avoir un run beaucoup fiable à moyen-long terme. Cela nous a obligé à formaliser de manière fine, l’ensemble des processus opérationnels et de gouvernance de l’activité d’administration SAP Basis. » 

 

« Depuis une année et demie que nous sommes en opération, nous n’avons aucun incident majeur à déplorer et sur les incidents mineurs nous avons pu voir de la réactivité dans la résolution.»

 

 « L’une de nos interrogations au démarrage était de connaitre votre capacité à nous challenger et à nous guider vers la mise en place des bonnes pratiques, et donc de ne pas être trop flexible. L’histoire nous montre que vous avez réussi à nous faire rentrer dans les bonnes pratiques.»

 

L’une des réussites de la mise en place de la tierce maintenance est d’avoir utilisé les équipes de proximité typées architecture, qui sont intervenues en parallèle de la mise en place du Run, sur des projets structurants et notamment des projets dont la date critique de mise en production étaient prioritaire. « Vous avez tenu tous les engagements » assure M Lambert. Le Groupe TF1 a aussi industrialisé une plateforme de gestion des demandes afin de fiabiliser et de fluidifier l’ensemble des demandes émises par les Chefs de Projet.

 

Une autre valeur ajoutée proposée par la tierce maintenance du Groupe KPF réside dans la fourniture de métriques techniques et applicatives de la solution SAP. « En termes de monitoring, avant nous n’avions pas d’outil monitoring technique des environnements SAP, maintenant nous en avons un grâce à vous. »

 

D’un point de vue des indicateurs de performance et des SLA, que ce soit sur la résolution des incidents de production, le temps de traitement des demandes utilisateurs, 100% des objectifs ont été atteint.

 

« Les raisons principales de ma satisfaction de la collaboration entre TF1 et KPF sont :

  • L’implication et la remise en question des équipes,
  • Votre expertise sur les sujets traités,
  • Les échanges constructifs pour la résolution des incidents,
  • La souplesse opérationnelle par rapport au cadre contractuel. »

 

 

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